Juridische Documenten

In deze Algemene Voorwaarden hebben de volgende begrippen de volgende betekenis:

Diensten

Alle door of namens Praktijksysteem aangeboden diensten, waaronder SaaS-diensten en aanvullende functionaliteiten.

Klant

Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruik maakt van de Diensten van Praktijksysteem.

Overeenkomst

De overeenkomst tussen Klant en Praktijksysteem met betrekking tot het gebruik van de Diensten.

SaaS Diensten

De via internet aangeboden software van Praktijksysteem.

Praktijksysteem

De handelsnaam van Martin Solutions, een eenmanszaak gevestigd te Vlijmen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 84724609.

Vergoeding

De door Klant verschuldigde kosten voor het gebruik van de Diensten.

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle Diensten van Praktijksysteem. Afwijkende voorwaarden van Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat Klant via de website een account aanmaakt en een proefaccount activeert of een betaald abonnement afsluit.

Praktijksysteem biedt Klant de mogelijkheid om gebruik te maken van een proefaccount:

• De proefperiode bedraagt standaard 14 dagen.
• Praktijksysteem kan deze periode naar eigen inzicht verlengen.
• Inkorten gebeurt alleen bij misbruik.

Na afloop van de proefperiode:

• Blijft het account nog 1 maand beschikbaar.
• Daarna wordt het account en alle bijbehorende data verwijderd indien geen betaald abonnement wordt afgesloten.

Per bedrijf of persoon is slechts één proefaccount toegestaan.

Bij misbruik:

• Kan de proefperiode direct worden beëindigd.
• Kan verdere toegang alleen worden verkregen via een betaald abonnement.

Praktijksysteem biedt abonnementen op maand- of jaarbasis:

• Betaling vindt altijd vooraf plaats.
• De looptijd is gelijk aan de gekozen betaalperiode.

Opzegging:

• Klant kan op elk moment opzeggen.
• De opzegging gaat in per eerstvolgende verlengingsdatum.
• De overeenkomst loopt door tot het einde van de betaalperiode.

Betaling vindt plaats via automatische incasso of een andere door Praktijksysteem aangeboden betaalmethode.

Bij een mislukte betaling:

• Blijft het account nog 7 dagen actief.
• Daarna wordt het account bevroren.

Indien betaling uitblijft:

• Kan Praktijksysteem de toegang blokkeren.
• Wordt het account na 1 maand verwijderd inclusief alle data.

Praktijksysteem behoudt zich het recht voor om prijzen aan te passen. Wijzigingen worden tijdig gecommuniceerd.

De Diensten worden geleverd op basis van een best-effort inspanningsverplichting.

Praktijksysteem:

• Kan functionaliteiten wijzigen, uitbreiden of beperken.
• Kan de dienst tijdelijk onderbreken (bijv. onderhoud).

Gebruik van de Diensten is volledig voor risico van de Klant.

Support wordt geleverd op basis van fair use:

• Beschikbaar via e-mail en WhatsApp.
• Reactietijd: maximaal 2 werkdagen.

Voor urgente storingen is een noodnummer beschikbaar.

Indien het noodnummer wordt gebruikt zonder sprake van urgentie:

• €25 voorrijkosten.
• €50 per uur (afgerond per kwartier).

Klant is verantwoordelijk voor:

• Het juiste gebruik van de Diensten.
• De inhoud van alle ingevoerde gegevens.
• Naleving van wet- en regelgeving, waaronder de AVG.

Het is Klant niet toegestaan:

• Illegale content op te slaan.
• De dienst te misbruiken.

Praktijksysteem heeft het recht om:

• Accounts te blokkeren.
• Toegang te beperken.
• Data te verwijderen bij misbruik.

Praktijksysteem maakt gebruik van externe partijen, waaronder:

• Hetzner
• Laravel Forge
• Mollie

Daarnaast kan Klant koppelingen maken met externe diensten zoals e-mail, agenda of andere applicaties.

Praktijksysteem is:

• Niet verantwoordelijk voor storingen of fouten bij deze partijen.
• Niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door derden.

Klant is zelf verantwoordelijk voor correcte configuratie en gebruik van externe koppelingen.

Praktijksysteem is niet aansprakelijk voor:

• Indirecte schade.
• Gevolgschade.
• Omzetverlies.
• Gemiste afspraken.
• Reputatieschade.
• Downtime, storingen of onderbrekingen van de Diensten.

Alle rechten op de software en Diensten berusten bij Praktijksysteem.

Klant verkrijgt uitsluitend een:

• Niet-exclusief gebruiksrecht.
• Niet-overdraagbaar gebruiksrecht.

Partijen behandelen vertrouwelijke informatie met de nodige zorgvuldigheid en zullen deze niet aan derden verstrekken zonder toestemming.

Voor verwerking van persoonsgegevens is de Verwerkersovereenkomst van toepassing, die als bijlage bij deze voorwaarden is gevoegd.

Praktijksysteem kan de Overeenkomst beëindigen bij:

• Misbruik.
• Niet-betaling.
• Overtreding van voorwaarden.

Na beëindiging:

• Vervalt toegang tot de Diensten.
• Kan data worden verwijderd conform deze voorwaarden.

Praktijksysteem mag deze voorwaarden te allen tijde wijzigen.

Wijzigingen worden vooraf gecommuniceerd via e-mail of via de applicatie. Bij voortgezet gebruik na de ingangsdatum worden de nieuwe voorwaarden geacht te zijn geaccepteerd.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Praktijksysteem is gevestigd.

• Praktijksysteem (Martin Solutions) biedt software aan voor o.a. agenda-, klanten- en bedrijfsbeheer.
• Klant maakt gebruik van deze software en verwerkt daarin persoonsgegevens.
• Klant is in deze relatie verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.
• Praktijksysteem is verwerker en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Klant.

Deze Verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden.

In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:

AVG

Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Persoonsgegevens

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Verwerken

Elke handeling met persoonsgegevens zoals bedoeld in de AVG.

Klant

De verwerkingsverantwoordelijke.

Praktijksysteem

De verwerker.

Subverwerker

Een door Praktijksysteem ingeschakelde derde die persoonsgegevens verwerkt.

Praktijksysteem verwerkt persoonsgegevens uitsluitend:

• In opdracht van de Klant.
• Voor de doeleinden zoals beschreven in deze overeenkomst.

Praktijksysteem:

• Gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden.
• Heeft geen zeggenschap over het doel of de middelen van de verwerking.

Klant is volledig verantwoordelijk voor:

• De rechtmatigheid van de verwerking.
• Het informeren van betrokkenen.
• Het naleven van de AVG.

Klant vrijwaart Praktijksysteem voor aanspraken van derden die voortvloeien uit niet-naleving van de AVG door Klant.

Praktijksysteem neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

Deze maatregelen zijn gebaseerd op:

• De stand van de techniek.
• De aard van de gegevens.
• De risico's van verwerking.

De actuele maatregelen zijn opgenomen in Annex 2 van deze overeenkomst.

Praktijksysteem zorgt ervoor dat:

• Alleen bevoegde personen toegang hebben tot persoonsgegevens.
• Medewerkers gebonden zijn aan geheimhouding.

Persoonsgegevens worden altijd als vertrouwelijk behandeld.

Persoonsgegevens worden uitsluitend buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt indien:

• Dit voldoet aan de AVG.
• Passende waarborgen zijn getroffen.

Praktijksysteem maakt gebruik van Subverwerkers zoals vermeld in Annex 3 van deze overeenkomst.

Praktijksysteem:

• Zorgt dat Subverwerkers vergelijkbare verplichtingen naleven.
• Blijft verantwoordelijk voor hun handelen.

Bij wijzigingen in subverwerkers:

• Wordt Klant geïnformeerd.
• Heeft Klant de mogelijkheid bezwaar te maken.

Bij een datalek zal Praktijksysteem:

• Klant zo snel mogelijk informeren.
• Informatie verstrekken over de aard van het lek en mogelijke gevolgen.
• Passende maatregelen nemen om schade te beperken.

Praktijksysteem ondersteunt Klant bij:

• Melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Communicatie richting betrokkenen.

Praktijksysteem ondersteunt Klant bij verzoeken van betrokkenen, zoals:

• Inzage.
• Correctie.
• Verwijdering.
• Dataportabiliteit.

Verzoeken worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke partij. Eventuele extra werkzaamheden mogen in rekening worden gebracht.

Klant heeft het recht om maximaal 1x per jaar een audit uit te voeren.

Voorwaarden:

• Vooraf aankondigen.
• Minimale impact op bedrijfsvoering.
• Kosten voor rekening van Klant.

Deze overeenkomst geldt zolang Praktijksysteem persoonsgegevens verwerkt in het kader van de Overeenkomst.

Bij beëindiging:

• Worden persoonsgegevens verwijderd, of
• Op verzoek overgedragen aan Klant.

Tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.

Soorten persoonsgegevens — Medewerkers / gebruikers:

• NAW-gegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Foto
• Agenda-/planningsgegevens

Klanten van de klant:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens (optioneel)
• Afspraakgegevens
• Notities
• Foto's
• (Mogelijk) betaalinformatie

Categorieën betrokkenen:

• Klanten van de Klant.
• Medewerkers van de Klant.

Doeleinden van verwerking:

• Gebruik van het systeem.
• Agenda- en afsprakenbeheer.
• Klantbeheer.
• Communicatie.
• Bedrijfsvoering van Klant.

Praktijksysteem past onder andere de volgende maatregelen toe:

• Beveiligde verbindingen (SSL/HTTPS).
• Hashing van wachtwoorden.
• Versleuteling van gevoelige gegevens (zoals API-keys en SMTP-gegevens).
• Regelmatige updates (minimaal wekelijks).
• Dagelijkse back-ups.
• Logging en monitoring.
• Rollen- en rechtenbeheer (zowel klantomgeving als intern).

Praktijksysteem behoudt zich het recht voor deze maatregelen te verbeteren en aan te passen.

Praktijksysteem maakt gebruik van de volgende Subverwerkers:

• Hetzner – hosting
• Laravel Forge – serverbeheer
• Mollie – betalingen

Mogelijke toekomstige subverwerkers:

• E-mailproviders (SMTP / Gmail)
• Sms-diensten
• Agenda-integraties
• Externe platformen (bijv. boekingskanalen)